AVISO DE PRIVACIDAD Y TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

La sociedad F&I S.A.S, comprometida con la seguridad de los datos personales de sus usuarios, clientes, proveedores, contratistas, empleados y público en general, y con la finalidad de dar estricto cumplimiento a la normatividad vigente sobre la protección de datos personales, a través del presente documento establece las reglas en materia de protección de datos personales (en adelante “Aviso”) en relación con la recolección, uso y transferencia de los mismos, en virtud de la autorización que ha sido otorgada por los Titulares de los datos personales.

i. MARCO LEGAL

El marco legal del Aviso de privacidad y tratamiento de Datos Personales, se desarrolla en la Constitución Política colombiana, específicamente en:

Demás disposiciones que las modifiquen, adicionen o complementen.

Las definiciones que se tendrán en cuenta para el presente Aviso, son las que actualmente se encuentran consagradas en el artículo 3 de la ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013.

Asimismo, los principios rigentes del Aviso, se encuentran consagrados en el artículo 4 de la Ley 1581 de 2012, los cuales se aplicarán de manera integral por parte de F&I S.A.S. Cualquier asunto no regulado expresamente en el Aviso, se entenderá regulado de acuerdo con lo establecido en las normas citadas, por lo que las mismas, en lo que no sean contrarias a lo acá dispuesto, hacen parte integral del Aviso.

ii. OBJETIVO

El objetivo del Aviso de Privacidad y Tratamiento de Protección de Datos Personales es detallar los lineamientos que F&I S.A.S. tiene en cuenta con el fin de proteger los Datos Personales de los Titulares así como los procedimientos que se deben llevar a cabo para conocer, actualizar, rectificar y suprimir los datos personales por parte del Titular.

En F&I S.A.S. se recopilan y manejan los Datos Personales de terceros que autoricen de manera voluntaria, previa y expresa dicha recopilación con el fin de llevar a cabo las actividades propias de su objeto social y con el fin de mantener un contacto directo y asertivo con los Titulares. Estos datos personales nunca serán usados para fines ilícitos, comercialización o de cualquier forma que tenga como fin perjudicar los intereses de los Titulares.

iii. VIGENCIA

Los Datos Personales suministrados o Bases Datos sujetas a Tratamiento, estarán vigentes por el término de duración del contrato o relación comercial que se lleven a cabo en desarrollo del objeto social de F&I S.A.S., o durante el período en el que subsista la finalidad para la cual fueron recopilados.

iv. DATOS PERSONALES INCLUÍDOS EN LA BASE DE DATOS

Los Datos Personales de los Titulares que son recolectados por F&I S.A.S. en desarrollo de su objeto social, e incluidos en su Base de Datos son los siguientes: i. Tipo de documento de identidad; ii. Número de documento de identidad; iii. Nombres y Apellidos; iv. Dirección; v. Teléfono(s); vi. Correo electrónico; vii. Ciudad; viii. Departamento y ix. País.

Tendrán acceso a las Bases de Datos de F&I S.A.S. sus empleados en ejercicio de sus funciones y para el fin para el que fue recopilada, o para los casos en los que la ley expresamente lo autorice.

v. DERECHOS DE LOS TITULARES

Además de los derechos contenidos en la Ley 1581 de 2012 y en el Decreto 1377 de 2013, los Titulares de los datos persoanles podrán realizar quejas, reclamos, consultas, suprimir datos, agregar o modificar los ya existentes. Así mismo, tendrán derecho a aceptar o negar que sus datos personales sean incluído en las Bases de Datos de F&I S.A.S. Estos derechos podrán ser ejercidos a través de las formas indicadas en el presente documento, o por los procedimientos establecidos en el marco legal referido.

vi. DATO SENSIBLE

Para los propósitos del Aviso, se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.

F&I S.A.S. podrá hacer uso del tratamiento de los datos catalogados como sensibles en caso en el que el Titular haya dado su autorización de manera explícita de manera personal o por medio de su representante legal, o en cualquier de los eventos previstos en el artículo 6 de la Ley 1581 de 2012, y en todo caso en los casos expresamente permitidos por la ley.

vii. TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DE NIÑOS Y ADOLESCENTES

En el Tratamiento se asegurará el respeto a los derechos prevalentes de los niños, niñas y adolescentes y únicamente serán tratados en aquellos y en la forma que la ley lo autorice.

F&I S.A.S. informa que es tarea del Estado y las entidades educativas de todo tipo proveer información y capacitar a los representantes legales y tutores sobre los eventuales riesgos a los que se enfrentan los niños, niñas y adolescentes respecto del Tratamiento indebido de sus datos personales, y proveer de conocimiento acerca del uso responsable y seguro por parte de niños, niñas y adolescentes de sus datos personales, su derecho a la privacidad y protección de sus datos personales y la de los demás.

Por políticas de F&I S.A.S., no se solicitará ni se recolectará en las Bases de Datos de clientes que se manejen, datos personales de menores de edad con el fin de no vulnerar los derechos fundamentales con los que estos se encuentran protegidos.

viii. ROL DE F&I S.A.S. EN EL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES

F&I S.A.S. en calidad de responsable del tratamiento de los datos tendrá dentro de sus principales responsabilidades todas las dispuestas en la ley 1581 de 2012, entre las cuales se destacan las siguientes:

  • Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
  • Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
  • Conservar los datos personales bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
  • Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados.
  • Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio; además de las directrices impartidas por la superintendencia financiera en coherencia con la operación que desarrolla F&I paras las empresas vigiladas por esta entidad.

ix. AUTORIZACIÓN POR PARTE DEL TITULAR

La recolección, almacenamiento, uso y circulación de Datos Personales por parte de F&I S.A.S. requiere el consentimiento libre, previo y expreso por parte del Titular, el cual se realiza mediante la firma del documento de Aceptación para el Tratamiento de Datos Personales que será suministrado básicamente, o a través de formularios web que deberán ser expresamente aceptados por el Titular, o a través de cualquier otro medio permitido de acuerdo con la ley 1581 de 2012

F&I S.A.S. se reserva el derecho de eliminar los Datos Personales en cualquier tiempo y sin necesidad de autorización por parte del Titular.

x. ÁREA RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

El área Responsable del Tratamiento de datos personales, será el área de operaciones de F&I S.A.S., la cual se encargará de realizar el tratamiento interno de los Datos Personales y de garantizar respuestas eficientes a consultas, quejas  reclamos solicitadas por los Titulares de los derechos.

xi. QUEJAS O RECLAMOS

El Titular podrá realizar –de manera gratuita- quejas o reclamos ante el Área Responsable del Tratamiento de datos personales, en la línea de servicio Fisa pay te escucha: (+57) 318 8833356 - (+57) 318 7779254, al teléfono fijo de la oficina: (+57 4) 3221906 o escribiendo a los correos electrónicos: operaciones@fisapay.comanalistaoperaciones@fisapay.com, en caso de que considere que los datos personales contenidos en la Base de Datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando advierta que podría llegar a darse un incumpliendo de los deberes consagrados en la Ley 1581 de 2012 y en el decreto1377 de 2013, y demás normas que los modifiquen o adicionen.

xii. TRAMITE PARA PETICIONES, QUEJAS Y RECLAMOS.

F&I S.A.S. atenderá las consultas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Para quejas o reclamos de los Titulares de datos personales, F&I S.A.S tendrá los siguientes plazos:

  • Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
  • En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.
  • Cuando el reclamo este completo, el término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

xiii. REVOCATORIA DE LA AUTORIZACIÓN

El Titular de los Datos Personales podrá revocar en cualquier momento, el consentimiento sobre el uso de sus datos personales inicialmente conferido a F&I S.A.S., siempre y cuando no lo impida una disposición legal o contractual. Dicha revocatoria se podrá realizar ante el área responsable del Tratamiento de Datos Personales, dándosele trámite prioritario a estos casos.

xiv. SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN

F&I S.A.S., adoptará todas las medidas de seguridad establecidas por la ley, así como también velará por la implementación de una cultura de control, monitoreo y mejoramiento continuo en materia de las mejores prácticas en lo referente a la seguridad de la información para salvaguardar los datos personales de los clientes.

xv. UTILIZACIÓN Y TRANSFERENCIA INTERNACIONAL DE DATOS PERSONALES

Los Datos Personales del Titular que hayan sido puestos a disposición de F&I S.A.S., no serán transferidos a otra compañía de otro país que no cumpla con los lineamentos de Protección de Datos establecidos por la Superintedencia de Industria y Comercio, a no ser que conste autorización previa y expresa del titular para dicho fin, o en aquellos casos en los que la ley autorice dicha transferencia por encontrar que no afectan los intereses de los Titulares de los datos personales.

xvi. REGISTRO NACIONAL DE BASES DE DATOS

F&I S.A.S., se reserva, en los eventos contemplados en la ley y en sus estatutos y reglamentos internos, la facultad de mantener y catalogar determinada información que repose en sus Bases de Datos, como confidencial.

F&I S.A.S., realizará el registro de sus bases de datos ente el Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD), de acuerdo con la normatividad que se encuentra vigente y a cualquier reglamentación que sea expedida por Gobierno Nacional para tal fin.

El RNBD es administrado por la Superintendencia de Industria y Comercio, toda vez que es el directorio público de las bases de datos sujetas a Tratamiento que operan en el país y que será de libre consulta para los ciudadanos, de acuerdo con la normatividad que para tal efecto expida el Gobierno Nacional.

Las palabras con mayúscula el inicio utilizadas a lo largo del presente documento, tendrán el sentido definido en él, y a falta de indicación expresa, el sentido dado por la ley 1581 de 2012 y sus normas reglamentarias.